Onderwerp

E-facturering

Afdeling

Bedrijfsvoering

Programma

Bedrijfsvoering

Teamleider

R. Berends

Taakveld

Overhead

Portefeuillehouder

S.T. Klein-de Jong

Soort nieuw beleid

Wettelijk

Doelstelling (Wat willen wij bereiken?):
Onze wettelijke taak om E-facturering uiterlijk op 17 april 2019 te kunnen ontvangen en te verwerken conform de Europese Norm. Verdere digitalisering van ons factuurproces en verbetering van de dienstverlening.

Prestaties (Wat gaan we daarvoor doen?):

We maken een projectplan voor de implementatie van E-facturering.
We brengen ons IT-systeem, de financiële processen en de inkoopvoorwaarden op orde.
We zorgen intern voor een omslag en draagvlak en promoten bij onze leveranciers het gebruik van E-facturering.
Voorlopig is er nog sprake van een hybride systeem. Leveranciers kunnen voorlopig nog kiezen voor papieren- dan wel digitale versie.

Toelichting (Waarom?):
Europese richtlijnen
Europese richtlijnen verplichten ons om E-facturen te kunnen ontvangen. Wij anticiperen op toekomstige wetgeving  om ons factuurproces volledig digitaal te maken.

De vijf voordelen van e-factureren

• Efficiënter werken door digitale verwerking van de factuur
• Minder fouten bij het overnemen en valideren van factuurgegevens
• Beter betaalgedrag door het optimaliseren van de workflow
• Minder spookfacturen door betere match met crediteuren
• Niet onbelangrijk: voldoen aan wetgeving vanaf april 2019

Wat is e-factureren?
Veel facturen worden via de post of per e-mail (bijvoorbeeld als PDF of Word-document) verzonden en ontvangen. E-factureren gaat een stap verder en maakt van een factuur een gestructureerd digitaal bestand dat elektronisch wordt aangeleverd. Doordat de gegevens gestructureerd zijn, is een e-factuur vanuit het een geautomatiseerde systeem elektronisch te verwerken in het andere systeem. Handmatige verwerking is dus niet meer nodig.

Welke keuze heeft de raad (Wat is het alternatief)?:
Beperkt voor het digitaal kunnen ontvangen van E-facturering is reeds een wettelijke verplichting.

Specificatie raming (Prijs x aantal):
Pink heeft hiervoor een functionaliteit ontwikkeld. De kosten voor de functionaliteit bedragen tussen de € 8.000 en € 10.000. Deze kosten komen ten laste van het bestaande budget van het I&A-plan.

N.B.: op termijn worden de kosten bij e-factureren lager. Dit melden we als de kosten daadwerkelijk gaan afnemen. Dit is ook afhankelijk van hoe snel de ondernemers gebruik maken van e-factureren.

Vervolgtraject:
Wanneer u instemt met dit voorstel kan het college dit voorstel direct oppakken. We komen niet bij u terug met een aanvullend voorstel.

Lasten:

Baten:

Onderwerp

Formatie-uitbreiding AVG

Afdeling

Bedrijfsvoering

Programma

Bedrijfsvoering

Teamleider

R. Berends

Taakveld

Overhead

Portefeuillehouder

J.A. de Boer MSc

Soort nieuw beleid

Wettelijk

Doelstelling (Wat willen wij bereiken?):
Voldoen aan de wettelijke eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Prestaties (Wat gaan we daarvoor doen?):
Uitvoering geven aan het plan van aanpak en de eerste prioriteiten in 2019 realiseren. Dit zijn:

• verwerkingsregister opstellen;
• verwerkersovereenkomsten afsluiten;
• i-Bewustzijn vergroten bij alle medewerkers;
• interne processen aanpassen op AVG eisen;
• Privacybeleid opstellen.

Toelichting (Waarom?):
Door de Functionaris Gegevensbescherming (FG) is een plan van aanpak opgesteld met de acties die de gemeente moet nemen om aan de wettelijke AVG-eisen te voldoen. De FG is een auditor/adviesfunctie aan het DT en het bestuur en voert voor de organisatie geen werkzaamheden uit. Dit vanwege de verschillende rollen (auditor-uitvoering). Met dit voorstel verwachten we per 1 april 2019 grotendeels aan de AVG te voldoen.

Welke keuze heeft de raad (Wat is het alternatief)?:
De AVG is 25 mei 2018 van kracht geworden. Dit is een Europese wet die de Wet bescherming Persoonsgegevens vervangt. De eisen die de wet stelt zijn niet onderhandelbaar en zullen op termijn door de Autoriteit Persoonsgegevens worden getoetst. De werkzaamheden om aan de AVG-eisen te voldoen zijn aanvullende eisen en kunnen niet door de staande organisatie binnen de beschikbare uren worden uitgevoerd. Het afwijzen van dit nieuwe beleid betekent dat de gemeente pas op veel langere termijn aan de AVG-wetgeving zal voldoen.  

Specificatie raming (Prijs x aantal):
Structurele formatie voor 1 dag per week (8 uur schaal 10).

Vervolgtraject:
Wanneer u instemt met dit voorstel kan het college dit voorstel direct oppakken. We komen niet bij u terug met een aanvullend voorstel.

Lasten:

Baten: