Inleiding
Deze paragraaf geeft inzicht in de voornaamste ontwikkelingen voor de organisatie en bedrijfsvoeringen in 2019. We geven de lijnen weer waarlangs de organisatie zich het komende jaar ontwikkelt. In deze paragraaf gaan we ook in op de afronding van de vernieuwde P&C-cyclus. Verder gaan we in op informatieveiligheid. Ook de samenwerking met andere gemeenten en organisaties komt aan bod. Tot slot besteden we net als voorgaande jaren aandacht aan de voortgang op de aanbevelingen uit de nog lopende rekenkamerrapporten.

Ontwikkelingen
We willen samen met onze inwoners werken aan de leefbaarheid in de kernen. Dat stelt nieuwe eisen aan de hele organisatie: een open houding, goede communicatie en een klantvriendelijke instelling. Elementen die passen bij de organisatieontwikkeling die we nu doormaken.

Risico's
Al met al is er dit moment geen beeld te geven hoe de opgaven uit het InterBestuurlijk Programma (IBP) concreet voor Buren uit gaan werken. De recente septembercirculaire geeft ook geen verdere invullingen aan de IBP-thema’s. Als er "zware" landelijke realisatie plannen of verwachtingen komen, dan heeft dat uiteraard impact op de noodzakelijke personele inzet en budgettaire ruimte binnen het nu gereserveerde IBP budget.

We willen een uitnodigende, actieve, betrokken en open organisatie zijn, waar inwoners zich gehoord, gezien en erkend voelen. We betrekken inwoners en ondernemers actief om mee te denken over veranderingen en ontwikkelingen in hun omgeving.

We willen samen met onze inwoners werken aan de leefbaarheid in de verschillende kernen. Dat stelt nieuwe eisen aan de hele organisatie: flexibiliteit, een open houding, goede communicatie en een klantvriendelijke instelling. Elementen die passen bij de organisatieontwikkeling die we nu doormaken.  

Al onze kernen zijn uniek en verschil mag er zijn. Via verschillende informatiebronnen (big data) zijn gegevens beschikbaar die ons inzicht geven in de verschillen. We kunnen deze gebruiken om maatwerk per kern te leveren. In 2019 zetten we verdere stappen in de doorontwikkeling van data gedreven werken.

Ook in 2019 zetten wij in op het digitaliseren van de online dienstverlening. Dat doen we vanuit het open webconcept. Daardoor zijn we minder afhankelijk van een specifieke marktpartij en krijgen we meer innovatiekracht. We werken met meerdere gemeenten en de VNG samen om vanuit dit open webconcept onze website uit te bouwen met de benodigde bouwstenen voor een digitale overheid.

Naast deze activiteiten bouwen we ook door aan het vereenvoudigen en digitaliseren van onze werkprocessen. We volgen landelijke standaarden om bijvoorbeeld aansluiting met “Mijn Overheid” mogelijk te maken. Dat geeft inwoners inzicht in de status van lopende aanvragen. Ook is het dan mogelijk om het versturen van berichten naar “mijn berichtenbox” uit te breiden. We beginnen met de WOZ-beschikkingen als pilot.

De processen bij Werk- en Inkomen en STIB maken we in 2019 volledig digitaal. Ook in de rest van de organisatie werken we in 2019 verder aan procesmanagement. Daarmee kunnen we de Lean aanpak uitbouwen.

Op 1 januari 2021 wordt de Omgevingswet ingevoerd. De Omgevingswet bundelt en vereenvoudigt de regelgeving op het gebied van de fysieke leefomgeving en het omgevingsrecht. Hierdoor is het straks makkelijker om bouwprojecten te starten.

De nieuwe Omgevingswet en de manier van werken die daarbij hoort, heeft impact op de processen en de communicatie met de omgeving. Zo heeft de invoering van de Omgevingswet grote invloed op inwonersparticipatie. De verandering in werken die de Omgevingswet met zich meebrengt sluit goed aan bij onze organisatieontwikkeling. In het najaar van 2018 starten een aantal werkgroepen die ervoor zorgen dat we de nieuwe wet in 2021 succesvol in kunnen voeren.

Sinds oktober 2018 werken we in de nieuwe organisatiestructuur. In de nieuwe organisatie bouwen we verder aan vertrouwen. We werken aan een open cultuur in een wendbare organisatie met medewerkers die vanuit betrokkenheid en eigenaarschap samenwerken. We denken en werken van buiten naar binnen.
Dat doen we vanuit de kernwaarden nabij, samen en deskundig.

Twee directieleden en negen teammanagers geven leiding aan de ambtelijke organisatie. De leidinggevenden volgen een leiderschaps- en teamcoachingstraject om de organisatieontwikkeling verder vorm te geven.

De formatie:
Bij de Kadernota 2019 is zowel incidenteel als structureel geld beschikbaar gesteld voor een medewerker economische zaken en voor werkzaamheden binnen personeelszaken/ financiën. Het beschikbaar gestelde budget zit wel in de begroting 2019, maar omdat deze functies nog niet daadwerkelijk zijn ingevuld, heeft er nog geen vertaling naar fte's plaatsgevonden. Verder ontvangt u vier voorstellen nieuw beleid met formatie-uitbreiding. Omdat u over de voorstellen nog moet beslissen hebben we de fte's en het geld niet verwerkt in de begroting. Deze twee ontwikkelingen zijn nog van invloed op het aantal fte's.

Hieronder is een tabel opgenomen met het huidige aantal fte's en de uitbreiding van het aantal fte's bij de Kadernota 2019 en de begroting 2019 (nieuw beleid):

Sommige functie-uitbreidingen zijn incidenteel. Op de korte termijn is uitbreiding zeker nodig. Bij de ontwikkeling van de teams de komende maanden gaan we na of we deze tijdelijke invulling ook daadwerkelijk structureel door moet voeren. Verder besteden we in 2019 aandacht aan kwetsbare functies zoals de zogenaamde éénpitters. Ook nemen we eerder gesignaleerde knelpunten mee. In 2019 stellen we een strategische personeelsplanning op.  

Buren blijft een zelfstandige gemeente. Om onze kwetsbaarheid te verminderen, kosten te kunnen delen of een betere kwaliteit te leveren, werken we samen met de regio en andere gemeenten. Dit doen we veelal in de bekende gemeenschappelijke regelingen. U vindt ze in de begroting terug bij 'verbonden partijen'.  

We werken mee aan de regionale strategische agenda. Door regionaal samen te werken op de thema’s Economie & Logistiek, Agribusiness en Recreatie & Toerisme staan we sterker. We ontwikkelen samen een ruimtelijke strategische visie op mobiliteit. Verder ondersteunen we de lopende initiatieven Fruitpact, Laanboomteelt en het Regionaal Energieloket.

Dienstverlening door Buren
Buren verzorgt ICT diensten voor de ODR en West Maas en Waal. De overeenkomst met de ODR is voor de komende jaren verlengd. We werken ook op diverse terreinen samen met Neder-Betuwe. Naast onze dienstverlening voor de Participatiewet, werken we met Neder-Betuwe samen op het gebied van  verzekeringen, de Functionaris Gegevensbeheer (FG) en Personeel & Organisatie (P&O). We verkennen of we ook voor de invoering van de Omgevingswet kunnen samenwerken.

We zijn als college alert op ontwikkelingen in de regio en bij buurgemeenten en staan open voor nieuwe samenwerkingen.

We actualiseren in 2018/2019 het Informatiebeveiligingsbeleid. Dit doen we om de ontwikkelingen rond de AVG, BIO en de organisatie goed in te bedden en te borgen. In het Informatiebeveiligingsbeleid hebben we ook aandacht voor bewustzijn en integriteit. Uit onderzoek blijkt dat gedrag van mensen een groter risico vormt bij informatieveiligheid dan bewuste en gerichte aanvallen van buiten. Ook leveren ‘schaduw-bestanden’ zoals het gebruik van usb-sticks, privé-mail en dropbox veiligheidsrisico’s met zich mee. In 2019 actualiseren we dan ook onze interne regels voor het gebruik van dit soort tools.

Baseline Informatieveiligheid Overheden (BIO)
BIO is de opvolger van de Baseline Informatieveiligheid Gemeente (BIG) en is per 1 januari 2020 verplicht. De gedachte achter de BIO is dat gemeenten meer vanuit risicomanagement gaan werken. De BIO onderstreept het belang van een actuele en complete procesinrichting en –registratie.

Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA)
Het landelijke rapportage instrument ENSIA is in 2017-2018 voor het eerst gebruikt. Voor 2018-2019 is het grotendeels vernieuwd. Het bevat wederom een externe audit op informatieveiligheid van onze kernapplicaties en een rapportage aan de raad in het tweede kwartaal van 2019.

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
De AVG vervangt sinds mei 2018 de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Binnen het jaar voldoen we  aan de belangrijkste eisen. Een belangrijk aandachtsgebied is het sociaal domein. Om goede zorg te bieden, willen we integraal werken. De privacywetgeving belet dat. We zoeken naar de beste manier om daar mee om te gaan. Bij het actualiseren van processen in het sociaal domein kijken we gericht naar de AVG vereisten. In 2019 maken we alle medewerkers (verder) bewust van de (on-) mogelijkheden van de AVG. De Functionaris Gegevensbeheer (FG) heeft een controlerende en adviserende rol.

Veilig mailen
In 2019 onderzoeken we hoe we beveiligd mailen mogelijk kunnen maken. We zoeken naar een oplossing die gebruiksvriendelijk is en geen (financiële) verplichtingen heeft voor de ontvanger.

Vernieuwing rapportages Planning & Control-cyclus
Sinds 2016 werken we aan een vernieuwde planning & control cyclus. De begroting is aangepast aan de regelgeving BBV, de inrichting is vernieuwd en de begroting is gedigitaliseerd. Als logisch vervolg zijn de tweemaandsrapportages en de rekening verder ontwikkeld. In 2019 vernieuwen we de kadernota.

Werken met thema's
De raad kiest thema's aan het begin van een nieuwe raadsperiode. Door thema’s aan te wijzen voor de programmabegroting geeft de raad aan op welke opgaven zij tijdens de komende bestuursperiode met name wil sturen en monitoren. De thema's voor deze periode zijn:

• Samen aan de slag voor het klimaat en duurzaamheid;
• Kerngericht werken (Krachtige kernen)
• Samen sterk in de Regio (De regionale economie als versneller).

De thema's komen als rode draad terug in de rapportages van de P&C-cyclus. De thema’s werken we zoveel mogelijk samen met de raad uit in visies, doelen, prestaties en gewenste effecten en indicatoren. Met behulp van de rapportages in de P&C-cyclus kan de raad op de uitvoering sturen en controleren.

Evaluatie Planning & Control-cyclus 2019
De rapportages van de planning & control cyclus zijn in ontwikkeling en we willen doorzetten richting continue verbetering. In 2019 evalueren we de huidige opzet van de begroting en de rekening. Samen met de raad bepalen we of de rapportages qua inhoud en opzet voldoen aan de (informatie)behoefte van de raad en eventuele verbeteringen brengen we in kaart.

We informeren u over de stand van zaken van het opvolgen van de aanbevelingen van de  rekenkamer en de accountant. Het gaat om 4  rekenkamerrapporten en de aanbevelingen van de accountant bij de boardletter 2017.

Rapport "P&O"
De belangrijkste aanbeveling van het rekenkameronderzoek was om een strategische visie te ontwikkelen voor het personeels- en organisatiebeleid. In april 2017 stelde u het strategisch HR-beleid vast. Sindsdien werken we dit beleid uit.

Zo implementeren we begin 2019 de gesprekscyclus parallel aan het leer- en ontwikkelprogramma voor de nieuwe teammanagers (opnieuw). Daarna maken we een praktische tool voor een kwalitatieve en kwantitatieve analyse van de personele sterkte. Centraal staat: wat is aanwezig en wat is er vanuit de ambitie en realisatieopgave nodig? Het gaat dan om een Strategische Personeelsplanning. In 2019 rapporteren we de uitkomsten naar u.

De basisgegevens zoals formatie/bezetting, inhuur derden en verzuim zijn op orde. Ook monitoren we de belangrijkste indicatoren voor het P&O-beleid en rapporteren we daar over in de tweemaandsrapportage.  Verder beginnen we eind 2018 met zaken rond personeelszorg die in 2019 doorlopen: een Risico-Inventarisatie- en Evaluatie (RI&E), het Periodiek Medisch Onderzoek (PMO) en het Medewerkers-onderzoek (MO). Met de informatie uit het RI&E en het MO stellen we in 2019 een vitaliteitsbeleid op.

Rapport "Informatieveiligheid"
In 2016 adviseerde de rekenkamer om de BIG in te voeren, zodat informatieveiligheid integraal en gestructureerd in de organisatie werd geborgd. Dit is opgepakt met de eerste BIG-analyse. Op basis daarvan is een traject uitgezet om alle BIG maatregelen te realiseren. Bij de realisatie-analyse eind  2017 haalden we 59%. De maatregelen voor 2018 moeten ons naar 70% brengen. Stapsgewijs realiseren we zo in de komende jaren  de  BIG-maatregelen.

De wereld staat echter niet stil en in 2017 is de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA) gelanceerd. Dit programma toetst de mate waarin de BIG in de organisatie is ingevoerd.
De veiligheidsnormen waaraan voldaan moet worden, komen overeen met de BIG-normen. Hiermee is eigenlijk niet meer de BIG, maar ENSIA het primaire toetsingskader.  

De BIG wordt in 2019 vervangen door BIO, de Baseline Informatieveiligheid Overheid (zie digitale veiligheid). Die heeft een andere opzet, maar de normen van BIO zijn vanaf januari 2020 wel verplicht.
Door deze ontwikkelingen zijn de BIG-normen niet langer de norm voor onze informatieveiligheid. Wij merken ook op dat wij de BIG inmiddels vergaand intern geoperationaliseerd hebben: BIG is een  onderdeel van de reguliere werkprocessen. Wij gaan die nu ombouwen naar de BIO-normering. Via  de ENSIA-rapportages zullen wij daarover rapporteren.  

Rapport sociaal domein "indicatoren in beeld"

Het rapport stelt 71 indicatoren voor het sociaal domein voor. Als ze  beschikbaar zijn presenteren we ze met een toelichting in een integrale sociaal domein rapportage. Een groot deel van de indicatoren die in eerste instantie niet werden gebruikt, is inmiddels in het cliëntervaringsonderzoek 2018 opgenomen. Over dit onderzoek rapporteren we in de loop van 2019. Over twee indicatoren zijn we in gesprek met Welzijn Rivierstroom. In de tweemaandsrapportage rapporteren we op hoofdlijnen over de voortgang van het sociaal domein. Jaarlijks volgt er een omvangrijkere rapportage waarin alle 71 indicatoren voorbij komen. De eerste rapportage komt naar verwachting in het tweede kwartaal van 2019. Daarna evalueren we het nut van alle indicatoren en de rapportage met onder meer de Raadswerkgroep sociaal domein.

Rapport "Inkoopfunctie van de gemeente Buren"
Op 10 juli 2018 heeft uw raad het Rekenkamerrapport Inkoopfunctie van de gemeente Buren behandeld. De onderzoeksvraag was: op welke wijze is het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Buren vormgegeven en is de uitvoering daarvan doeltreffend, doelmatig en rechtmatig?
De conclusie is, dat op bijna alle onderdelen van de inkoopfunctie verbeteringen mogelijk en noodzakelijk zijn. Dit is eerder ook in de interne Quick Scan inkoop geconstateerd. Een aantal van deze aanbevelingen hebben we opgepakt of lopen op dit moment. Zo werken we aan de positionering van de inkoopfunctie en de (her-)inrichting van het inkoopsysteem. De evaluatie van de inkoopkaders bespreken we met de raad. Afgesproken is ook dat de gemeenteraad nagaat op welke aspecten zij op het inkoopbeleid wil sturen.

Boardletter 2017

De accountant Baker, Tilly, Berk (BTB) heeft bij de interim-controle van 2017 aanbevelingen gedaan. Over de realisatie daarvan wordt periodiek aan de kwaliteitscommissie gerapporteerd. Inmiddels zijn zeven van de 17 aanbevelingen afgerond en is er één vervallen. Van de negen resterende aanbevelingen gaan er vijf over een samenhangend vraagstuk rond procesinrichting sociaal domein. Na nader onderzoek van de accountant en een overleg hebben we twee verbeterplannen opgesteld met concrete maatregelen: één voor participatie en één voor WMO-Jeugd.  We werken die nu procesmatig uit en implementeren ze. Hierbij gaat het ook om systeemtechnische aanpassingen. We willen de verbeteringen dit jaar grotendeels realiseren.

Sinds de begroting 2017 zijn met de BBV aanpassing bij de diverse taakvelden in totaal 38 verplichte en 12 facultatieve indicatoren opgenomen. Zo ook in deze begroting en dat geldt ook voor de 5 verplichte financiële indicatoren. Nu zijn er vanuit de bedrijfsvoering kengetallen beschikbaar die niet elders in de begroting een plaats hebben gekregen, maar wel een beeld geven over de uitvoering op een aantal onderdelen van de bedrijfsvoering. In het volgende overzicht geven we die weer: